oovi

Die Touren, die die Disposition plant, sind genau die Touren, die der Fahrer in der App sieht, mit allen Stopps, Fahrgästen und Zielen. Er startet seine Schicht mit Fahrzeug und Kilometerstand und arbeitet die Stopps der Reihe nach ab.

Meldet sich ein Fahrer in der App krank, erfährt die Disposition das sofort und bekommt passende Ersatzfahrer vorgeschlagen: verfügbar, mit gültigen Nachweisen und möglichst nah am Startpunkt der Tour.

Die native Android-App zeigt dem Fahrer seine anstehenden Touren, seine Arbeitszeiten und die Fahrten mit dem jeweiligen Fahrzeug. Er kann sich krank melden, Fahrzeuge übergeben und Sonderfahrten wie Werkstatt oder Tanken erfassen.

Bei einem Unfall meldet er den Schaden direkt in der App, mit Fotos, Hergang und einer Markierung auf der Silhouette des Fahrzeugs. Die Meldung landet beim zuständigen Fachbereich und kann dort als Werkstattvorgang weiterlaufen.

Die Arbeitszeit läuft ab Schichtbeginn mit. oovi prüft Pausen, Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten nach dem Arbeitszeitgesetz und führt für jeden Mitarbeitenden ein Zeitkonto.

Für das Fahrtenbuch überträgt ein Telematik-Dongle von AutoAid Fahrten und Kilometerstände automatisch. Die Einträge sind aus Tour und Fahrtzweck bereits vorbefüllt, der Fahrer prüft nur noch Kilometer und Zeiten und bestätigt. Spätestens nach sieben Tagen wird der Eintrag festgeschrieben. Tankvorgänge erkennt das System ebenfalls, die App fragt nur die Details ab.

Die Telematik-Anbindung ist herstellerneutral angelegt, weitere Anbieter wie Geotab lassen sich ergänzen.

Für jeden Mitarbeitenden gibt es Urlaubsplanung mit Anspruch und Resturlaub, Zeitkonten und Fehlzeiten. Die Personalabteilung wird rechtzeitig gewarnt, wenn etwas zu beachten ist, etwa verfallender Resturlaub, wachsende Zeitguthaben oder die Minijob-Grenze.

Nachweise wie Führerschein, Personenbeförderungsschein, ärztliche Tauglichkeit oder Erste-Hilfe-Kurs sind mit Ablaufdatum hinterlegt. oovi erinnert 90, 60 und 30 Tage vorher, damit nichts abläuft. Lohnrelevante Daten gehen als DATEV-Export an die Lohnbuchhaltung.

Wartungen, Schäden und Werkstattvorgänge, Tankkarten und Tankvorgänge laufen im selben System. Aus Fahrleistung und getanktem Kraftstoff ermittelt oovi den Verbrauch je Fahrzeug, die Grundlage für CO₂-Berichte und Energie-Audits.

Jede Änderung an relevanten Daten landet in einem Prüfprotokoll in PostgreSQL, das nur ergänzt werden kann. Trigger in der Datenbank verhindern Änderungen und Löschungen, die Einträge sind über eine Hash-Kette verknüpft und werden täglich mit einem Zeitstempel nach RFC 3161 verankert. Festgeschriebene Fahrtenbuch-Einträge kann niemand mehr ändern, auch kein Administrator. Korrekturen laufen nur als Storno mit neuer Buchung.

Sensible Daten und Dateien werden verschlüsselt gespeichert (AES-256). Wer sie einsehen will, muss einen Grund angeben, jede Einsicht wird protokolliert und lässt sich auswerten. Fahrer sehen selbst, wer ihre Daten eingesehen hat.

Löschanfragen nach DSGVO und Aufbewahrungspflichten widersprechen sich nicht: Stammdaten werden pseudonymisiert, endgültig gelöscht wird erst, wenn alle Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind. Die Verfahrensdokumentation ist parallel zur Entwicklung entstanden.

In einem Unternehmen dieser Größe arbeiten mehrere hundert Menschen gleichzeitig im System. Aufwendige Aufgaben wie Fahrtenbücher erzeugen, Zeitkonten fortschreiben, Telematikdaten verarbeiten oder Exporte erstellen laufen deshalb im Hintergrund, verteilt über Warteschlangen auf eigene Worker.

Web-Anwendung, Worker, Datenbank, Echtzeit- und Routing-Server sind getrennte Dienste und lassen sich auf mehrere Server verteilen, wenn das Unternehmen wächst.

oovi ist so konzipiert, dass es auf einer vom Kunden gemieteten Infrastruktur läuft. Das Unternehmen behält die Hoheit über seine Server und Daten und ist nicht von einer fremden Plattform abhängig.

Vieles, was gern KI genannt wird, ist in oovi eine klare Regel. Meldet sich ein Fahrer krank, erkennt oovi die betroffenen Touren und schlägt Ersatzfahrer vor: nur wer am Standort ist, an dem Tag nicht fehlt und keine Tour zur gleichen Zeit hat, gereiht nach gültigen Nachweisen, passender Schulung und Weg zum Einsatz. Die Entscheidung trifft der Disponent.

Die Touren selbst sind ein Optimierungsproblem, kein Fall für ein Sprachmodell. oovi sucht die kürzeste Reihenfolge innerhalb der Abholzeiten und bildet Linien nach Platz und Nähe, mit bewährten Verfahren auf echten Straßendistanzen. Das Ergebnis ist jedes Mal gleich und nachvollziehbar. Ein Sprachmodell würde hier nur raten.

Dass die Zuteilung von Arbeit bei Regeln und Menschen bleibt, hat auch einen rechtlichen Grund. Nach dem EU AI Act gelten KI-Systeme, die Beschäftigten Aufgaben zuweisen oder sie überwachen, als Hochrisiko-KI, mit umfangreichen Pflichten für den Betreiber. Hinzu kommt die Mitbestimmung des Betriebsrats. Eine nachvollziehbare Regel und ein Disponent, der entscheidet, sind hier nicht nur einfacher, sondern auch sicherer.

Spannend wird KI dort, wo Sprache und Daten zusammenkommen. Meldet sich ein Fahrer um 18 Uhr krank, könnte ein KI-Telefonassistent die vorgeschlagenen Ersatzfahrer anrufen, sofern sie dem zugestimmt haben, und klären, wer die Tour übernimmt. Oft genügt dafür schon eine Push-Nachricht mit „Ich übernehme“. Der Anruf lohnt sich, wenn es eilt oder jemand die App am Abend nicht öffnet.

Ebenso könnte ein Assistent auf Zuruf zusammenstellen, was für einen Zeitraum gebraucht wird, und es in ein paar Sätzen zusammenfassen. Die Zahlen kommen dabei aus den festen Auswertungen, die oovi heute schon liefert. Die KI versteht die Frage und formuliert die Antwort, rechnen tut sie nicht. Weitere sinnvolle Stellen: Daten aus Führerscheinen und Werkstattrechnungen auslesen, Schadensfotos vorbeschreiben, Nachrichten für Fahrer übersetzen.

Solche Funktionen entwickeln wir gemeinsam mit dem Kunden. Der Maßstab bleibt: Regeln, wo Regeln reichen. KI nur dort, wo sie den Menschen wirklich etwas abnimmt.